Đó là về việc sắp xếp kho thuốc của bạn theo cách cho phép bạn tránh thất thoát sản phẩm do hết hạn (date) hoặc lỗi thời. Có 2 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến là: FIFO: First-in First-out (Nhập trước xuất trước) FEFO: First-expired First-out (Hết hạn trước xuất trước).

Thực ra nguyên tắc FIFO không chỉ áp dụng riêng trong ngành Dược. Chỉ có điều trong ngành Dược nó càng quan trọng hơn mà thôi. FIFO có nghĩa là nhập trước, xuất trước. Hiểu đơn giản, sản phẩm được lưu kho trước sẽ được ưu tiên vận chuyển ra trước. Trong ngành Dược, Thuốc, hoá chất, sinh phẩm đều có hạn dùng nhất định nên điều này có ý nghĩa lớn trong bảo quản, lưu thông sản phẩm.

Với đặc thù này, FIFO sẽ được ứng dụng cho các loại hàng hóa dễ hư hỏng như thực phẩm hay các sản phẩm có vòng đời thấp như thời trang, hoặc các sản phẩm có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời như công nghệ. Với những mặt hàng trên, nếu doanh nghiệp của bạn lưu kho quá lâu, chắc chắn sẽ gây ra các khoản thua lỗ vì hàng hóa hết hạn hay trở nên lỗi mốt. Còn riêng đối với các sản phẩm Dược như thuốc, hoá chất, sinh phẩm thì hạn dùng không những bị ảnh hưởng đến chất lượng do thời gian bảo quản mà còn ảnh hưởng đến sức khoẻ, tính mạng của người sử dụng.Việc xuất – nhập thuốc phải tuân thủ theo nguyên tắc FIFO (First In/First Out) nhập trước – xuất trước hoặc nguyên tắc FEFO (First Expired/First Out) hết hạn trước – xuất trước. Thuốc trong kho chờ loại bỏ cần phải có dán nhãn rõ ràng, biệt trữ riêng biệt để tránh việc nhầm lẫn trong khâu cấp phát. Đây là nguyên tắc mà Dược sĩ nào cũng cần phải biết.

Bảo quản thuốc là công việc quan trọng trong ngành Dược. Bảo quản thuốc không chỉ  là việc cất giữ an toàn các thuốc, nguyên liệu, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng mà còn cần phải duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ tài liệu phù hợp, kể cả các giấy biên nhận và phiếu xuất. Hiện nay với sự đổi mới của công nghệ IT, bảo quản thuốc được gắn liền với FIFO và FEFO để tránh nhầm lẫn và hết hạn. Theo tiêu chuẩn GSP về bảo quản Thuốc, hoá chất , sinh phẩm, về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc. Theo qui định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-25⁰C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30⁰C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.

Quy trình bảo quản:

– Các điều kiện bảo quản phải duy trì trong suốt thời gian bảo quản. Thuốc nhạy cảm với nhiệt độ bảo quản ở kho lạnh hoặc trong tủ lạnh.Các thuốc nhạy cảm ánh sáng bảo quản trong bao bì kín, không cho ánh sáng truyền qua.

– Dược liệu phải được bảo quản ở kho khô, thông thoáng. Các thùng hàng phải được sắp xếp hợp lý đảm bảo cho không khí lưu thông. Các vật liệu thích hợp để làm bao bì bảo quản dược liệu có thể là thủy tinh, nhựa, giấy … Các dược liệu chứa tinh dầu cũng cần phải được bảo quản trong bao bì kín.

– Bao bì thuốc phải giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản.

– Thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải được bảo quản riêng

– Phải định kỳ đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết.

đ- Tất cả các sai lệch, thất thoát cần phải được điều tra để tìm ra nguyên nhân do lẫn lộn, cẩu thả hay các vấn đề sai trái khác.

e- Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước – xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ, và để phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.

– Định kỳ kiểm tra chất lượng của thuốc trong tủ để phát hiện các biến chất, hư hỏng trong quá trình bảo quản.

– Thuốc hết hạn dùng phải được bảo quản riêng, phải dán nhãn chờ xử lý. Phải có các biện pháp đề phòng việc cấp phát, sử dụng thuốc, nguyên liệu đã hết hạn dùng, thuốc.

* Sắp xếp bảo quản thuốc:

–  3 dễ:  Dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.

– 5 chống: + Chống ẩm, nóng, ánh sáng, mối mọt, chuột, nấm mốc, côn trùng.

+ Chống nhầm lẫn.

+ Chống cháy nổ.

+ Chống quá hạn dùng.

+ Chống đổ vỡ, hư hao.

ThS Lê Quốc Thịnh – Giảng viên Khoa Dược HMC Mỹ Đình